Verksamhet

Styrelsearbete i Kv Tröskans samfällighetsförening

Styrelsens uppgift är enligt stadgarna att leda och styra samfälligheten. Antal styrelsemöten varierar efter behov men årsstämman sker alltid under februari månad. En skriftlig kallelse till årsstämma eller extrastämma utgår till samtliga medlemmar minst två veckor innan.

Ordförande

Ordförande måste vara minst 18 år, ej omyndigförklarad och får inte vara försatt i konkurs. Sammanfattningsvis kan man säga att ordförande i huvudsak fungerar som en arbetsledare som samordnar föreningens verksamhet.

Konstituerande möte

Direkt efter årsstämman skall ordförande samla den nya styrelsen för ett konstituerande möte, där de olika styrelseposterna fördelas:

• Vice ordförande
• Sekreterare
• Ekonomisk kontaktperson/kassör
• Förvaltare

Nycklar (3 nycklar till styrelsen. Skövde kommun har den 4:e nyckeln)

Ansvara för att nycklar återlämnas och kvitteras av avgående styrelse samt att nyinvald styrelse kvitterar ut nycklar till samfällighetens garage och ordföranden även kassaskåpsnyckel.

Teckna föreningens namn

I enlighet med Föreningslagen teckna föreningens namn. I praktiken görs detta tillsammans med ekonomisk kontaktperson/kassör.

Föreningsregistret-Lantmäteriet

Vid behov underteckna olika anmälningsblanketter som lämnas in till samfällighetsföreningsregistret: grundanmälan, förändringsanmälan då stadgarna ändras, föreningens namntecknare eller styrelse ändras, anmälan om upplösning av föreningen.

Styrelsearbete

• Leda styrelsen: sammankalla, planera och leda styrelsemöten/stämmor/möten

• Samordna och delegera arbetsuppgifter i föreningen

• Ansvara för att styrelsebeslut genomförs

• Följa upp Underhållsplanen varje år

• Utveckla föreningen

• Planera in städdagar: vår och höst

• Hantera yttre kontakter

• Aktivera valberedningen

• Kalla till årsstämma

• Planera årsstämma

Vice ordförande

Vice ordförande måste vara minst 18 år och ej omyndigförklarad. Bör också vara ordinarie styrelsemedlem. I lagen står ingenting nämnt om dennes uppgifter men vice ordförande fungerar som ordförandens ersättare då denne inte har möjlighet att fullgöra sitt uppdrag.

Styrelsearbete

• Ersätta ordförande då denna inte har möjlighet att fullgöra sitt uppdrag

• I fall där ordförande avgår under styrelseperioden sköta dennes uppgifter fram till en ny ordförande har valts (se stadgar) vilket betyder att vice ordförande fortlöpande måste hålla sig underrättad om föreningens verksamhet

• Vid behov leda diverse arbetsgrupper som kan bli aktuella i samfälligheten

Sekreterare

Saker som behövs (samt vad som "ärvs")

• Mallar för protokoll och diverse dokument som lämnas över till efterföljande sekreterare
• Pärmar med original av protokoll och diverse skrivelser

Styrelsearbete

• Skriva protokoll vid styrelsemöten samt årsstämma/extrastämma
• Ansvara för att protokollen skrivs under av sekreterare, ordförande samt justeringspersoner
• Se till så att protokollen läggs upp på föreningens hemsida
• Skriva informationsbrev och inbjudan till städdagarna
• Skriva och lämna ut inbjudan till årsmöte en gång per år samt samla in anmälan till årsmötet
• Förvara samtliga original av protokoll och skrivelser
• Tillse att samfällighetens dokument/mallar är uppdaterade t.ex. samarbetspartners, fastighetsägare/medlemsförteckning
• Tillsammans med ordförande tillse att anmälan om ändring av styrelse görs till Samfällighetsföreningsregistret hos Lantmäteriet

Ekonomisk kontaktperson

Saker som behövs (samt vad som "ärvs")

• Dosa för anslutning till handelsbankens internettjänst fås av banken

• Handkassa med ca 300kr för småkostnader (används dock inte mycket)

• Pärmar, mjukvaran PAGERO, blanketter och annat material som behövs

• Tillgång till dator och skrivare

• Tillgång till kalkylprogramvara typ Excel eller liknande (som kan läsa XLS/XLSX)

• Tillgång till internet

• Tillgång till Google drive

Saker att lära sig (verktygen)

• Handelsbankens hemsida/internettjänster

• Autogirots hemsida (nås via Handelsbanken) för rapporter

• Mjukvaran Pagero Autogiro. Med denna hanterar man autogirots debiteringar/krediteringar och fullmakter

• Kunna utföra och förstå värme/vattenavräkningen för föreningen (Excel)

Styrelsearbete

• Innan varje styrelsemöte plocka ut en ekonomisk översikt från Handelsbankens webtjänst och presentera till mötesprotokoll

• Ta emot post till föreningen samt attestera fakturor och sedan skicka dessa till Siffran Bokföring för betalning

• Innan årets slut (december) lämna ut avläsningslappar för värme och vatten med instruktioner om att de skall lämnas tillbaka ifyllda direkt efter nyår

• När alla avläsningslappar och fakturor kommit in (i januari), begära ut kopior på förra årets alla värme, vatten och renhållningsfakturor från Siffran Bokföring. När allt underlag är insamlat genomföra värme/vatten-avräkningen (med hjälp från tidigare kassör)

• Rapportera resultatet från avräkningen till Siffran bokföring för färdigställande av årets bokslut

• Återbetala/Extradebitera avräkningsresultatet till medlemmarna via mjukvaran Pagero Autogiro Micro. Avisera detta till de som skall lägga extra

• Se till att revisorer i god tid innan årsmötet får bokslutspärmen, vilken inhämtas ifrån Siffran Bokföring, så revisorerna hinner hitta felen (om de finns)

• Presentera bokslut, resultat och budget tillsammans med ordförande på årsmötet

• Se till att årsredovisningen undertecknas och skickas till Siffran Bokföring

• Vid byte av ekonomisk kontaktperson utbilda den nye ordentligt och vara behjälplig i hur man gör allt ovan och vara med under värme/vatten-avräkningen, då denna kan vara lite lurig

• Tillsammans med annan i styrelsen välkomna nyinflyttade med välkomstblomma

• Vid vår- och höststädning köpa fika och fixa kaffet

• När behövligt hålla kontakt med Siffran bokföring AB, skatteverket och banken för eventuella ekonomiska frågor

• Regelbundet (varje månad) kontrollera så föreningsavgifterna kommit in korrekt från medlemmarna (via autogirots rapporter) och lämna ut påminnelse om det INTE kommit in

• Teckna föreningens namn. I enlighet med Föreningslagen teckna föreningens namn. I praktiken görs detta tillsammans med ordförande

• Ombesörja att namn och kontouppgifter till styrelsens medlemmar delges Siffran Bokföring AB så att styrelsearvode kan utbetalas för innevarande år

Förvaltare

Styrelsearbete

• Varar ansvarig för gruppen som arbetar med samfällighetens Underhålls- och förnyelseplan

• Ansvara för vattenavläsningen i gemensamhetsgaraget och rapportera till Skövde kommun

• Ta bort luft i värmetanken. Starta/stänga av tryckpumpar

• Stämma av vatten -och värmeförbrukning vid flytt/inflyttning av nya ägare

• Ge fastighetsägare blå vattenmätare när det behövs. Förvara vattenmätarna i det egna garaget

• Ansvara för ordning och reda i garaget

• Ansvara för tillsyn och service över samfällighetens trädgårdsmaskiner

• Byta trasiga glödlampor i områdets lyktstolpar och på GA 2:s garage

• Starta om parabol om det behövs

• Beställa förtäring från ICA Blomman till årsstämman samt städa efter stämman

• Byta sopsäcken i papperskorgen vid lekplatsen

• Ta fram och tända grillen vid vårstäddagen. Ta bort den efter grillfesten?

• Beställa slamsugning av dagvattenbrunnar vid behov.

• Ansvara för inköp:

  • Bensin och olja till gräsklippare, snöslunga och trimmer
  • Material till städdagarna t.ex. olja, penslar, säckar, container mm.
  • Ljuskällor/lampor till lyktstolpar och GA 2 garage
  • Sopsäckar till lekparkens papperskorg
  • Grillkol och tändvätska till vårstäddagen
  • Beställa blå vattenmätare genom PG´s elektriska- Peter Günther

Det finns en del litteratur ang. samfälligheter. Böckerna kan lånas. Hör med styrelsen för att låna ett ex.